Gerindo sua vida atraves do Sistema Lean

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A expressão “Sistema Lean” de produção foi criada na década de oitenta para descrever um modelo diferente da produção em massa. Este novo modelo administrativo recebe vários outros nomes: Sistema Toyota, Estoque Mínimo, Inventário minimizado, Produção Enxuta, Controle de Qualidade Total, Just-in-time, Kanban ou, simplesmente, Sistema Japonês de Administração de Produção.

O foco aqui não é no excesso, mas a redução de perdas e erros. Visa-se a eficiência e eficácia da ação: realizar tarefas em menor tempo, com menos esforço e com maior qualidade.
Pensando nessas idéias centrais, gostaria de adaptar esse modelo à gestão da vida pessoal. Ora, se ele dá certo em grandes empresas é possível ser útil às pessoas comuns.

O sistema Lean fundamenta-se na identificação e redução de perdas. As perdas representam gasto de tempo, financeiro, de trabalho, de material, de energia. Aconselha-se fazer um inventário de todas as despesas mensais (desde o cafezinho ou o trocado para o guardador de carros até as despesas fixas mensais e projeções futuras), em seguida, passa-se a olhar os desperdícios: onde estou gastando mais? Onde posso reduzir? O que posso reutilizar e não o fiz ainda?
A mentalidade japonesa pensa diferente da nossa que acha que para aumentar a renda familiar é preciso trabalhar mais. Na verdade, basta diminuir os gastos e evitar desperdícios. Pois, trabalhando em excesso, vem as doenças relacionadas ao estresse e gasta-se mais com medicamentos, perde-se tempo nos consultórios médicos e fazendo exames.

O sistema Lean fala em sete perdas relacionadas à produção, ao tempo, ao transporte, aos erros e ao estoque.

A Superprodução seria entendido como produzir mais do que o necessário. Adaptando à realidade pessoal, podemos pensar em excesso de trabalho, por exemplo, quando fazemos algo mal feito que depois temos que refazer, desperdiçar tempo demais em tarefas secundárias ou que poderiam ser delegadas a outras pessoas, a dona de casa que varre a casa várias vezes ao dia sem necessidade, a lavadeira que todo dia põe a roupa para lavar etc. A dica aqui seria estabelecer uma programação de tarefas de conhecimento de todos da casa.

O Tempo à disposição significa a espera ociosa. Em nossa realidade, poderíamos pensar nas horas desperdiçadas no trânsito ou em frente a TV ou computador ser fazer nada. Ou ainda, o atraso de outros. Muitas pessoas dizem não ter tempo, por isso, é importante catalogar onde estão “gastando” suas horas livres. Segundo dado do IBOPE, o brasileiro gasta, em média, cerca de quatro horas e cinqüenta minutos assistindo programas de televisão. Outra pesquisa aponta que passamos cerca de 82 horas por semana conectados a algum tipo de mídia eletrônica, seja celular ou internet, isso dá uma média de mais de onze horas por dia!

Transporte ou transferência. Aqui diz respeito ao deslocamento, tanto de pessoas como de materiais. Pesquisas apontam que quem mora em São Paulo gasta, por dia, em torno de uma hora e meia no trânsito. Por exemplo, para economizar combustível, escolha as rotas mais curtas, com menos trânsito e sinais ou, em pequenas distâncias, prefira ir a pé, assim economiza também estacionamento. O que puder resolver on-line é melhor. Você pode reorganizar o lay-out dos móveis e materiais de sua casa a fim de perder menos tempo levando uma coisa de um lugar para outro, ou mesmo procurando.
Processamento incorreto. Significa que você está adotando procedimentos errados ao realizar uma atividade. Portanto, anote o passo-a-passo de suas ações até descobrir o que deu errado.
Excesso de estoque. Aplicando à vida doméstica, esse conceito se explica da seguinte forma: compre apenas o necessário. Evite fazer compras mensais, é perda de dinheiro! Faça sempre o inventário do que consumiu durante a semana e o que irá precisar para a próxima.
Deslocamentos desnecessários. Gastamos muito tempo nos locomovendo sem necessidade, por isso, é importante que, antes iniciarmos um trabalho, tenhamos tudo à mão ou bastante próximo. Imagine que sua impressora esteja a um metro de distância do seu computador, isso significa que a cada sem cópias, você precisaria fazer um trajeto de duzentos metros, o que poderia ser reduzido em menos de dez metros se a impressora estivesse ao seu lado.
Defeitos.  Muitas pessoas fazem o mesmo serviço várias vezes porque o fazem errado, incompleto ou mal feito. É sempre melhor fazer bem feito, pode até demorar mais, porém, só se faz uma vez.

O sistema Lean propõe 14 princípios que são como que as ferramentas combatentes das sete perdas acima.
Planejar a longo prazo. Isso é importante para saber onde queremos chegar. Alguns objetivos na vida doméstica podem ser: quanto eu devo economizar para poder viajar no final do ano? Até quantos por cento eu devo reduzir o consumo de combustível nos próximos meses? Quantos quilos devo emagrecer dentro desse semestre? Quantas horas de estudo tenho que fazer para passar tranqüilo na faculdade? Onde quero estar daqui a cinco anos?

Criar um fluxo de processos. Significa mapear todas as ações que se tem feito desde então. Por exemplo, no caso do estudante, ele deve procurar descobrir em que está gastando tempo nos estudos, o que ele deve estudar mais, como ele está estudando, se tem algum método. No caso do orçamento familiar, é catalogar as ações mais dispendiosas e buscar suas razões.

Usar sistemas “puxados”. O que é isso? É mais ou menos assim: comprar apenas o necessário para fazer o cardápio da semana, nem a mais nem a menos. Do contrário, você estará imobilizando capital, os produtos podem estragar e você precisará refazer as compras.
Nivelar a carga de trabalho, quer dizer, dosar entre as atividades, lazer, estudo, trabalho.

Parar e resolver problemas assim que ocorrerem. Tem gente que deixa acumular trabalho, matéria de prova, contas para pagar etc. O sistema Lean nos ensina que quando ocorre um problema devemos resolvê-lo de pronto antes que se torne maior.

Padronizar as tarefas, ou seja, criar métodos para resolver os problemas e anotá-los, assim, quando o mesmo problema surgir, você já saberá como solucionar e não perderá mais tempo pensando nas soluções. Inclui-se aqui a criação de rotinas. Isso é útil a dona de casa que pode elaborar um calendário para as tarefas domésticas ou o estudante que pode criar um horário de estudo. Ambos, devem anotar o passo-a-passo dos procedimentos adotados.

Crie um controle visual das coisas e situações. Pode ser um mapa, um fluxograma, um flanelógrafo etc. O importante é que a informação seja absorvida o quanto antes. Quantos de nós não já perderam um tempão procurando aquele pacote de biscoito no armário e não encontraram? Ou a camisa no guarda-roupa? Tudo isso pode ser evitado através de um lay-out mais funcional. Separe as camisas por cores. Organize as prateleiras de compra de forma a ter todos os produtos a amostra. Etiquete as miudezas em caixinhas. Arquive os papéis em pastas com os nomes.

Usar somente tecnologia confiável. Computadores são ótimos, facilitaram muito nossa vida, mas são muito frágeis. Nada substitui o bom e velho papel com caneta. Mantenha arquivo de suas anotações, faça backups. Use as agendas de papel para evitar perder os contatos caso tenha o celular roubado ou danificado. Tenha sempre um plano B para tudo.

Desenvolver equipes. Procure fazer os membros de a família aderirem à essa nova filosofia, pois nada adiantará você organizar sua casa e seus conviveres não.

Tenha a visão do todo e ensine os outros a terem o mesmo. Dessa forma, seu filho não vai precisar interromper seu trabalho para perguntar onde está aquela camisa favorita dele ou mesmo a bola de futebol. Assim, todos da casa saberão qual é o dia de se colocar o lixo para fora ou de lavar roupas. Com essa atitude, as coisas funcionaram bem, inclusive na sua ausência.

Trate os membros da casa com carinho e respeito, valorize suas idéias, respeite seus espaço, suas decisões, ajude os crescer. Tenha-os como parceiros. Promova premiações.

Ver por si mesmo para compreender completamente a situação. Essa é uma ótima medida a fim de eliminar a fofoca, por exemplo. Não acredite apenas naquilo que os outros lhe contaram, verifique pessoalmente, entenda como funciona o problema, assim saberá qual é a melhor solução a ser tomada.

Seja lento nas decisões e rápido na implementação. Decisões apressadas podem ser equivocadas. As maiores besteiras cometemos quando nos precipitamos. Consulte todos os membros da família, tente entrar em consenso. Pese os prós e contras. Avalie as informações. Mas, não adie as decisões.

Aprenda continuamente. Isso significa que todos os processos devem ser revisados sempre, buscando aperfeiçoá-los. Nada é bom suficiente que não possa ser melhorado, ainda que seja em um pequeno detalhe. Por isso, é importante desenvolver a criatividade e estar sempre aberto à sugestões.

Essas dicas podem ser difíceis de implementar nos primeiros meses e devem ser adaptadas às situações. Contudo, o consolador é que a Toyota não seria uma das maiores montadoras de veículos do mundo se não fosse esse seu sistema. O que sei é que se deu certo para ela, dará certo para você também. E, a bem da verdade, é muito mais fácil administrar um lar do que uma empresa.

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Author: SergioGleiston

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